Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Administrativ resepsjonist
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en administrativ resepsjonist som skal være det første kontaktpunktet for våre besøkende og kunder. Rollen innebærer å håndtere telefonhenvendelser, administrere møter og koordinere daglige kontoroppgaver for å sikre en effektiv og profesjonell drift. Du vil være ansvarlig for å opprettholde et ryddig og innbydende resepsjonsområde, samt støtte ulike avdelinger med administrative oppgaver. Stillingen krever gode kommunikasjonsferdigheter, evne til å håndtere flere oppgaver samtidig, og en serviceinnstilt holdning. Vi ser etter en person som trives i et dynamisk miljø og som kan bidra til et positivt arbeidsmiljø. Erfaring med kontoradministrasjon og kjennskap til relevante IT-verktøy er en fordel. Som administrativ resepsjonist vil du spille en sentral rolle i organisasjonens daglige drift og bidra til å skape et godt førsteinntrykk for alle besøkende.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Motta og ønske besøkende velkommen på en profesjonell måte.
- Håndtere innkommende telefonsamtaler og videresende disse til riktig avdeling.
- Administrere kalender og møteplanlegging for ledere og team.
- Behandle post og e-post, samt distribuere informasjon internt.
- Oppdatere og vedlikeholde kontordokumenter og databaser.
- Sikre at resepsjonsområdet er ryddig og presentabelt til enhver tid.
- Koordinere med renhold og vedlikehold for å sikre et godt arbeidsmiljø.
- Assistere med administrative oppgaver som fakturering og bestilling av kontorrekvisita.
- Håndtere reservasjoner og logistikk for møter og arrangementer.
- Bidra til kontinuerlig forbedring av resepsjonsrutiner og prosesser.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring fra lignende stilling innen administrasjon eller kundeservice.
- Gode kommunikasjonsevner, både muntlig og skriftlig.
- Beherske Microsoft Office-pakken og andre relevante IT-verktøy.
- Evne til å arbeide selvstendig og i team.
- God organisasjonsevne og evne til å prioritere oppgaver.
- Serviceinnstilt og profesjonell opptreden.
- Fleksibilitet og evne til å takle flere oppgaver samtidig.
- Nøyaktighet og pålitelighet i utførelsen av arbeidsoppgaver.
- Beherske norsk flytende, både muntlig og skriftlig.
- Positiv holdning og løsningsorientert tankesett.
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvordan håndterer du stressende situasjoner i resepsjonen?
- Kan du gi et eksempel på hvordan du har håndtert en vanskelig kunde?
- Hvilke IT-verktøy er du mest komfortabel med å bruke?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når du har mange ting å gjøre samtidig?
- Hva motiverer deg i en administrativ rolle?
- Hvordan sikrer du god kommunikasjon med kolleger og ledelse?
- Kan du beskrive din erfaring med møteplanlegging?
- Hvordan bidrar du til et godt arbeidsmiljø?
- Hva gjør du for å holde deg organisert i arbeidet ditt?
- Hvordan håndterer du konfidensiell informasjon?
